Шпаргалка для Word 365

Word всегда был рабочим приложением пакета Microsoft Office. Почти все, кто использует Office, в какой-то момент заканчивают тем, что используют Word, будь то для написания заметок, написания повесток дня, создания отчетов, создания деловой переписки или любого другого использования.

Microsoft продает Office по двум моделям: отдельные лица и предприятия могут заплатить за лицензию на программное обеспечение заранее и владеть ею навсегда (то, что компания называет «вечной» версией пакета), или они могут приобрести Office 365 подписка, что означает, что они имеют доступ к программному обеспечению только до тех пор, пока они продолжают платить за подписку.

При покупке бессрочной версии пакета, например, Office 2016 или Office 2019 – его приложения никогда не получат новые функции, тогда как приложения Office 365 постоянно обновлены с новыми функциями.

Этот шпаргалка познакомит вас с функциями, которые были представлены в клиентском приложении Office 365 для Word для Windows с 2015 года. Мы будем периодически обновлять эту историю по мере появления новых функций. вне. (Если вы используете бессрочную лицензию Word 2016 или 2019

Использовать ленту

Интерфейс ленты жив и здоров в текущей версии Word. Так как он был включен в приложения Office с Office 2007, вы, вероятно, знакомы с тем, как он работает, но если вам требуется обновление, см. Наш шпаргалку Word 2010 .

В сентябре 2018 года Microsoft пересмотрела внешний вид ленты. Теперь она выглядит более плоской, более чистой и менее загроможденной, а также имеет высококонтрастные цвета, что облегчает просмотр значков и текста на ленте. Синяя полоса вверху также была уменьшена, теперь названия вкладок отображаются на сером фоне. Но все равно работает так же, и вы найдете большинство команд в тех же местах, что и в более ранних версиях. Лента Word в настоящее время выглядит более плоской, более контрастной, чем в прошлом, но все же работает так же.

Одним небольшим изменением макета ленты является то, что теперь справа от вкладки «Вид» имеется вкладка «Справка». И есть небольшие различия во внешнем виде ленты между выпусками Word в Office 365. Например, поле «Поиск» находится справа от вкладок «Лента» в потребительских выпусках, но над вкладками «Лента» в корпоративных выпусках.

Чтобы узнать, какие команды живут на каких вкладках на ленте, загрузите краткий справочник по Word для Office 365 . Также обратите внимание, что вы можете использовать поле поиска на или над лентой, чтобы найти команды.

Как и в более ранних версиях Word, чтобы убрать команды под вкладками на ленте, нажмите Ctrl-F1. (Обратите внимание, что вкладки «Лента» – «Файл», «Главная», «Вставка» и т. Д. – остаются видимыми.) Чтобы снова отобразить команды, нажмите Ctrl-F1.

У вас есть и другие варианты отображения ленты. Чтобы добраться до них, нажмите значок «Параметры отображения ленты» в правом верхнем углу экрана, слева от значков, чтобы свернуть и развернуть Word. Появляется раскрывающееся меню с этими тремя параметрами:

  • Автоскрытие ленты: Это скрывает всю ленту, как вкладки, так и команды под ними. Чтобы снова показать ленту, нажмите вверху Word.
  • Показать вкладки: Это показывает вкладки, но скрывает команды под ними. Это то же самое, что нажатие Ctrl-F1. Чтобы отобразить команды под вкладками, когда они скрыты, нажмите Ctrl-F1, щелкните вкладку или щелкните значок отображения ленты и выберите «Показать вкладки и команды».
  • Показать вкладки и команды: При выборе этого параметра отображаются как вкладки, так и команды.

И если по какой-то причине синий цвет в строке заголовка слишком большой для вас, вы можете превратить его в белый, темно-серый или черный. Для этого выберите Файл> Функции> Общие . В разделе «Персонализация своей копии Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с темой Office и выберите «Темно-серый», «Черный» или «Белый» в раскрывающемся меню. Чтобы строка заголовка снова стала синей, выберите вариант «Цветной» в раскрывающемся списке. Прямо над меню Office Theme находится раскрывающееся меню Office Background – здесь вы можете выбрать отображение рисунка, такого как печатная плата или круги и полосы в строке заголовка.

В том, что Microsoft называет областью за кулисами, появляется полезная функция, которая появляется при нажатии «Файл» на ленте: если вы нажмете «Открыть», «Сохранить копию» или «Сохранить как» в меню слева, вы может видеть облачные сервисы, которые вы подключили к своей учетной записи Office, такие как SharePoint и OneDrive. Каждое местоположение теперь отображает связанный с ним адрес электронной почты под ним. Это очень полезно, если вы используете облачную службу с несколькими учетными записями, например, если у вас есть одна учетная запись OneDrive для личного использования, а другая – для бизнеса. Вы сможете сразу увидеть, что есть что. Выберите «Добавить место» слева, чтобы добавить новый облачный сервис хранения для Word.

В работе: упрощенная лента

Microsoft также работает над упрощенной версией ленты для всех приложений Office. Как и существующая лента, у нее будут вкладки сверху, и на каждой вкладке будут команды. Но он более обтекаемый и использует меньше места, чем существующая лента.

Пока только Outlook для Windows использует упрощенную ленту в Office 365. Однако некоторые пользователи могут получить предварительный просмотр того, как она будет выглядеть в Word, перейдя в онлайн-версию Word. Используйте ползунок рядом с Упрощенная лента в правом верхнем углу экрана, чтобы включить или выключить упрощенную ленту. Если вы не видите ползунок в верхней части экрана, перейдите на вкладку «Вид ленты» и установите флажок «Упрощенная лента». Чтобы вернуться к обычной ленте, снимите флажок. В Word в какой-то момент будет доступна более простая и простая лента, но если вы хотите попробовать ее прямо сейчас, перейдите к онлайн-версии Word.

В упрощенной ленте все команды все еще присутствуют для каждой вкладки, но видны только наиболее часто используемые. Нажмите трехточечный значок в дальнем правом конце ленты, чтобы отобразить остальные команды в раскрывающемся меню.

В клиенте Outlook для настольных ПК можно переключаться между обтекаемой и традиционной лентой, щелкая небольшой значок каретки у правого края ленты. Мы предполагаем, что в Word это будет работать так же, но на данный момент у нас нет подробностей. Мы обновим этот раздел, когда упрощенная лента будет развернута в Word для Windows.

Совместная работа в режиме реального времени

Самая большая функция, представленная в подписчиках Word для Office 365 с 2015 года, – это совместная работа в реальном времени. Это позволяет людям работать с документами вместе из любой точки мира с подключением к Интернету, что давно уже есть в Документах Google. Microsoft называет это «совместное редактирование».

В Word для Office 365 существует всего три требования для совместной работы: вы должны войти в свою учетную запись Microsoft или Office 365; документ должен храниться в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint Online; и автосохранение должно быть включено.

Для совместной работы над документом сначала откройте его, а затем щелкните значок «Поделиться» в правой верхней части экрана. Если вы еще не сохранили файл в OneDrive, OneDrive для бизнеса или SharePoint Online, вам будет предложено это сделать. Дальнейшие действия зависят от того, хранится ли ваш документ в вашем OneDrive или в OneDrive для бизнеса или в SharePoint Online.

Если ваши файлы хранятся в вашем личном OneDrive, вы будете делиться документами через панель «Поделиться». Но если ваши файлы хранятся в OneDrive для бизнеса или SharePoint Online, вы будете использовать более новый интерфейс, который Microsoft представила корпоративным пользователям Office 365 в мае 2017 года. Представитель Microsoft сообщил нам, что компания намерена внедрить более новый интерфейс для потребители с подпиской на Office 365 в какой-то момент, но она еще не объявила сроки. Поэтому мы дадим инструкции для обоих интерфейсов ниже.

Если ваш документ хранится в вашем персональном OneDrive : после того, как вы сохранили документ в OneDrive и нажали кнопку «Поделиться», панель «Поделиться» откроется с правой стороны Экран – это центральная команда для совместной работы. В верхней части панели введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите работать над документом, через запятую. По мере ввода Word просматривает адресную книгу и отображает найденные совпадения; щелкните по человеку, которого хотите пригласить. Если вы работаете в корпоративной сети, вы можете щелкнуть адресную книгу справа для поиска в корпоративной адресной книге электронной почты. Если человека нет в вашей адресной книге, просто введите его полный адрес электронной почты. Приглашение людей для совместной работы над документом через панель «Поделиться».

После ввода адресов в раскрывающемся списке выберите «Можно редактировать» или «Можно просмотреть», чтобы предоставить соавторам полное редактирование или права только для чтения. (Если вы хотите назначить разные права разным пользователям, вы можете отправить два отдельных сообщения электронной почты или изменить права любого соавтора позже, щелкнув правой кнопкой мыши их имя на панели «Поделиться».) Введите сообщение в текстовое поле, если хотите. Когда вы закончите, нажмите «Поделиться». Всем, кому вы предоставили доступ к файлу, отправляется электронное письмо с кнопкой «Открыть», которую они могут щелкнуть, чтобы открыть документ.

Существует еще один способ поделиться файлом, хранящимся в личном OneDrive, для совместной работы: в нижней части панели «Обмен» нажмите «Получить ссылку для обмена» и на появившемся экране выберите «Создать ссылку для редактирования». ”, Если вы хотите создать ссылку на файл, которая позволит людям редактировать файл, или“ Создать ссылку только для просмотра ”, если вы хотите создать ссылку, которая позволит им просматривать только файл. Затем скопируйте ссылку, напишите электронное письмо с помощью любой почтовой программы, вставьте ссылку и отправьте электронное письмо.

Если вы хотите вместо этого отправить файл, но не хотите, чтобы люди совместно работали над ним, в нижней части панели «Обмен» нажмите «Отправить как вложение». Затем вы можете отправить файл в формате Word. или как PDF. Когда вы сделаете это, он не будет отражать какие-либо изменения, которые вы вносите в него после отправки файла.

Если ваш документ хранится в SharePoint Online или OneDrive для бизнеса : при нажатии кнопки «Поделиться» открывается окно «Отправить ссылку». Здесь вы можете отправить электронное письмо со ссылкой, где другие могут получить доступ к документу. Общий доступ к электронной таблице через панель «Отправить ссылку».

По умолчанию редактировать документ смогут только те люди, чьи адреса электронной почты вы вводите. При желании вы можете нажать «Люди, которых вы можете редактировать», чтобы вызвать экран «Настройки ссылок», где вы можете расширить доступ для всех, у кого есть ссылка, у людей в вашей организации, у которых есть ссылка, или у всех, кто уже имеет доступ к файл.

На этом экране вы также можете снять флажок «Разрешить редактирование», чтобы установить любое из этих разрешений только для чтения. Если вы сделаете это, вы можете заблокировать загрузку файла, включив ползунок «Блокировать загрузку». Наконец, если вы выберете опцию «Любой, у кого есть ссылка», вы можете установить дату истечения срока действия, после которой они не смогут получить доступ к файлу. Когда вы сделали свой выбор, нажмите Применить. Корпоративные пользователи могут настроить права доступа и редактирования для своей общей электронной таблицы здесь.

Вернувшись в главное окно «Отправить ссылку», введите адреса электронной почты получателей (при вводе Word предложит выбрать людей из вашей адресной книги, которых вы можете выбрать), при необходимости введите сообщение и нажмите Послать. Всем получателям отправляется электронное письмо со ссылкой, по которой они могут щелкнуть, чтобы открыть документ. Обратите внимание, что в зависимости от того, как ваш ИТ-отдел настроил разрешения для пользователей, вы не сможете отправить приглашение людям за пределами вашей организации.

(Если вы предпочитаете отправлять получателям копию рабочей книги в виде файла Excel или PDF и, следовательно, не разрешаете совместную работу в режиме реального времени, нажмите «Отправить копию» в нижней части экрана «Отправить ссылку».)

Чтобы начать сотрудничество: Когда ваши получатели получают от вас электронное письмо, они нажимают кнопку или ссылку, чтобы открыть документ, который открывается в Word Online в веб-браузере, а не в Word настольный клиент. В зависимости от множества факторов, в том числе от того, вошли ли получатели в учетную запись Office 365, хранится ли общий файл в личном OneDrive или в OneDrive для Business / SharePoint, а также в том, являются ли отправитель и получатель из одной организации, получатели может или не сможет сразу начать редактирование документа в своем браузере. Некоторым пользователям сначала нужно будет нажать кнопку «Редактировать в браузере», а некоторые смогут выбирать между редактированием документа в браузере или его редактированием в приложении Word на рабочем столе.

Веб-версия не так полнофункциональна, как версия клиента – например, вариантов форматирования не так много, и вы не можете вставлять фигуры, делать снимки экрана, использовать слияние по почте или использовать несколько других функции. Но для базового редактирования все работает нормально.

Когда кто-либо из соавторов откроет документ, вы увидите цветную полосу курсора для каждого человека, которая указывает на его присутствие в документе. Каждый человек получает свой уникальный цвет. Наведите курсор на чью-либо строку курсора, чтобы увидеть их имя. Как только они начнут редактировать, вы сможете увидеть, что каждый соавтор делает, как они это делают, включая удаление, редактирование и добавление текста. Они видят, что ты делаешь. В Word для Office 365 вы можете просматривать правки других соавторов в режиме реального времени с разноцветным курсором для каждого соавтора.

Сотрудничество включает в себя возможность комментировать в определенных местах документа без фактического изменения содержимого документа. Для этого поместите курсор в документ, в котором вы хотите разместить комментарий (или выберите слово или фразу), нажмите кнопку «Комментарии» в правом верхнем углу экрана и выберите «Новый комментарий». Новое поле комментария появляется в правом поле; введите свой комментарий там. Если вы хотите обратить внимание коллег на комментарий, @ упомяните их в комментарии, они получат уведомление по электронной почте со ссылкой на документ.

Каждый сотрудник может видеть все комментарии в правом поле. Чтобы ответить на комментарий, наведите на него курсор, нажмите кнопку «Ответить» и введите свой ответ. Также есть кнопка «Разрешить», которая скрывает комментарий. Чтобы ответить на комментарий, наведите на него курсор, нажмите кнопку «Ответить» и введите свой ответ.

Имейте в виду, что эффективность совместной работы в режиме реального времени зависит от силы вашего интернет-соединения. При медленном или нестабильном соединении вы не сразу увидите изменения, внесенные другими людьми, и они не увидят ваши сразу – будет отставание. Поэтому всегда лучше, когда это возможно, иметь максимально прочную связь при совместной работе.

Если ваш документ хранится в вашем личном OneDrive, на панели «Совместное использование» отображается список всех людей, которые в настоящее время сотрудничают с книгой или которым был предоставлен доступ к ней. Если вы не видите панель «Поделиться», нажмите кнопку «Поделиться» в верхней части экрана, чтобы открыть ее.

Дважды щелкните любое имя на панели, и появится экран, который позволяет вам общаться с ними во время работы. Электронная почта всегда доступна, хотя это не особенно полезно для одновременной совместной работы, поскольку отправка туда и обратно может занять некоторое время. Мгновенные сообщения и голосовые звонки с использованием VoIP доступны, но только через Skype и только в том случае, если вы оба вошли в Skype во время работы над документом. Щелкните трехточечный значок справа от его адреса электронной почты, и вы сможете добавить человека в свою адресную книгу, запланировать встречу с ним и добавить его в избранное. Щелкните значок кого-то, кто работает с вами над документом, чтобы увидеть другие способы связи с ними.

Если панель «Поделиться» отвлекает вас, нажмите X в правом верхнем углу, и она исчезнет. Чтобы он появился снова, нажмите кнопку «Поделиться» в верхней части экрана.

Как отмечалось ранее, если ваша рабочая книга хранится в SharePoint или OneDrive для бизнеса, у вас не будет панели общего доступа. Но вы по-прежнему можете видеть, кто имеет доступ к файлу, нажав кнопку «Поделиться». На открывшемся экране «Отправить ссылку» щелкните трехточечный значок в правом верхнем углу и выберите «Управление доступом», чтобы увидеть список людей, которые могут получить доступ к файлу. Здесь вы можете изменить права на редактирование / просмотр, отозвать чей-либо доступ или вообще удалить ссылку на общий доступ.

Поиск для быстрого выполнения задач

Очень полезное дополнение к Word 2016 называлось Tell Me – по сути, расширенная функция поиска для поиска команд в Word. Теперь переименовано просто в «Поиск», это очень полезно, когда вы хотите выполнить задачу, которую вы еще не выполняли или забыли, как это сделать.

Чтобы использовать его, щелкните в поле поиска – для некоторых подписчиков Office 365 оно расположено на ленте справа от всех заголовков вкладок; для других – над лентой в синей области заголовка. (Вместо этого поклонники клавиатуры могут нажать Alt-Q, чтобы перейти в окно поиска.) Введите задачу, и вы получите список возможных совпадений. Нажмите на задачу, которую вы хотите получить инструкции о том, как это сделать.

Например, я набрал «адрес конверта» и выбрал результат «Конверт», и появился экран, который вы используете для адресации конвертов. Когда я набрал более общий запрос «написать эссе», он открыл ссылку на функцию «Исследователь Word», которая позволяет вам проводить исследования прямо из Word, добавлять источники из найденных исследований и затем правильно ссылаться на источники в документе. , Если вы введете запрос и наведете указатель мыши на результат вместо того, чтобы щелкнуть по нему, вы увидите экран, описывающий, что вы можете сделать, если щелкнуть по результатам. Окно поиска содержит рекомендации по обращению к конверту (или любой другой задаче).

Это экономит много времени, потому что вам не нужно охотиться через Ленту, чтобы найти нужную команду. И он запоминает функции, которые вы ранее выбрали в поле, поэтому, когда вы нажимаете на него, вы сначала видите список предыдущих задач, которые вы искали. Таким образом, задачи, которые вы часто выполняете, всегда легко доступны.

Поиск также получает больше возможностей . Некоторые пользователи выпусков Office 365 для предприятий и учебных заведений теперь могут использовать поле «Поиск», чтобы находить людей в своей организации, ресурсы SharePoint и другие персонализированные результаты из Word. (Эти функции внедряются поэтапно, поэтому у вас их еще может не быть.)

00
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Возможно вас заинтересуют Интересные статьи

Добавить комментарий

Перейти к верхней панели